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评价面谈原则和技能详解

时间:2010-09-23 17:31来源:知行网www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者

一、评价面谈的原则

·能够形成相互信任的、轻松的、表示欢迎的气氛。

·能够给予恰当的表扬和鼓励。

·能够饶有兴趣地、认认真真地倾听意见。

·能够熟练运用言语和非言语的交流手段。

·能够引导评价面谈,把握评价面谈的节奏。

·能够提出合理的建议和解决问题的办法。

·能够相互理解。

·能够巧妙地提问,激发评价对象的思维。

·能够搜集、整理和分析各种信息和不同的观点。

·能够在评价面谈出现僵局的时候,具备打破僵局的能力。

·能够客观地进行回顾总结。

·能够圆满地结束评价面谈。

·能够着眼未来的发展,使评价对象产生“美好”和“充满希望”的感觉。

二、寒暄和问候的技能

1.寒暄的作用

评价双方刚刚见面时,不可能直奔主题,但是,评价双方又常常容易陷入无话可说的尴尬局面。此时,应以寒暄和问候为主。适当的寒暄和问候就像一把开启话匣子的钥匙。

·可以使得评价双方摆脱难堪的沉默。

·有助于营造宽松和睦的气氛。

·向对方表示尊重。

·向对方表示亲切。

·向对方表示友谊。

2.寒暄的内容

·表示欢迎,如“稀客!稀客”“欢迎!欢迎!”

·谈谈天气变化,如“今天天气真舒服”,“天气又热起来了”。

·询问对方的工作进展,如二试卷改完了没有?”“单元测验情况如何?”“最近在忙什么?”

·关心对方的身体,如“你气色不错”,“每天抽空锻炼吗?”

·聊聊学校新添的教学设施。

·谈谈新的任命事项。

·议论时事,如“昨天的报纸看了没有?”“早上听过新问吗?”

·议论晚会或聚会的情景。

·称赞对方的发型、服饰等,如“你这件上装真漂亮”,“这种发型不错,看上去蛮精神”。

有时候在寒暄和问候过程中某些无关紧要的话却无意涉及到实质性的或重大问题。一旦出现这种情况,评价双方最好迅速的作出反应。一方面,趁此机会立即开始正式面谈,另一方面,将这个实质性的问题或重大问题列人随后的评价面谈议程。如果这个实质性的问题或重大问题要取代评价面谈的另一项议程,必须得到评价双方的同意。否则,只能将这个实质性的问题或重大问题安排在其它时候予以讨论。

三、口头表达的原则和技能

ü 尊重对方

在评价面谈过程中,评价双方没有高低和等级之分,双方必须互相尊重。评价双方的态度必须真诚,真心实意地尊重对方的人格。

ü 充分准备

首先,应该用简洁的语句,提纲挚领地归纳出自己的说话要点,并且整理出一条清晰的思路。说话时盯着讲稿照读,不但妨碍评价双方的思想交流,而且破坏说话者的形象,准备讲稿不等于要求照章宣读。照章宣读会使对方产生厌倦的心理。

ü 反对以我为中心

有些表现欧特别强或主观性特别强喜欢以我为中心的人,说话口气居高临下,言辞咄咄逼人,强迫别人接受自己的想法,这将使评价面谈遇到极大的障碍,往往会受到对方的排斥。如果一再坚持己见,很可能赢得口头上的胜利,却失去了信任和友谊,导致评价面谈的失败。

ü 虚心倾听对方的意见

如果希望对方能接受你的意见,就应该先虚心倾听对方的看法,再表示自己的意见。这样,你的意见自然容易被对方接受。

ü 言简意赅

简明扼要,突出重点,尽量把话说清楚,让对方明白你的意思。等对方明白一个话题之后,马上转入另一个话题。

ü 控制音量

说话音量太大,虽然没有敌意,有时会让人觉得你在生气或是想吵架。当然,如果无法让对方清楚听见你所说的内容,只能算是自言自语。

ü 把握语速

适当的说话速度可以加强语言的节奏和韵律,避免平铺直叙引起的枯燥无味与沉闷。至少应该做到“快而不乱”或“慢而不拖”。

ü 语调变化

说话的语调高低和抑扬可以表达一定的情感。贴切的语调,能够引起对方的注意力和情感的共鸣。

ü 运用语气助调

为了使说话更加生动、活泼,可以使用一些语气助调丰富语言的表现力。可是,过多地使用语气助调反而会使说话显得断断续续、缺乏连贯性,会使得对方党你无话可说,误认为你准备不足。

ü 适可而止

有些人很喜欢自顾自地发表长篇大论,即使对方已经表现出不耐烦,他仍然面不改色地继续说下去。这种自以为是的说话方式将会使对方讨厌与你交谈。

四、提出不同意见的技能

1.进一步,退一步

在表示不同意见时,为了使对方容易接受你的观点,应该先退一步,提出某些同意的意见,然后再提出不同的意见。如:“我十分同意你的想法,只是我有一些建议,希望你能听一听。”

2.婉言陈述,迂回前进

在表示不同意见之前,不妨婉言情对方考虑一下自己的意见,避免对方产生不愉快的情绪。你可以这样说:“你是否可以再考虑有没有更好的办法或建议,我看是不是可以……”

3.虚实结合,先扬后抑

在提出不同意见时,你不妨告诉对方,有一些人也和他有同样的观点:“你的想法很好,不少人和你有同样的想法,但是……”

五、指出缺点的技能

指出缺点的技能至关重要。有时候动机善良,却因为表达方式不同而产生异议。在指出对方缺点和错误时,应该十分谨慎地考虑方式、方法和措辞。

1.尊重对方

在评价者指出对方缺点时,一定要尊重对方的脸面,绝对不可以让对方产生有失身分的感觉。指出缺点的目的是为了改正缺点,而不是要让对方难堪。有时候,温和的责备也很容易引起对方的不满和怨恨。

2.态度要亲切

为了减少对抗情绪,评价者必须让对方明白你并非恶意的批评。

3.对事不对人

评价者关心的应该是评价对象的错误行为,目的是使对方能意识到自己的过错,而不是改变他的习性。

4.共同寻找克服缺点的方法

指出缺点和错误仅仅是手段和过程,评价对象改正错误才是最终的目的。如果评价双方认真分析缺点和错误的根源,找到克服和纠正的方法,评价对象自然会乐意地去改正错误和缺点。

5.不要重复批评

6.不可取笑对方

在很多场合,元意的取笑,甚至善意的取笑都会成为面谈失败的导火线。

7.不要使用责问的语气

评价者说话应该温和委婉,不可采用刺激性的字眼或个人不舒服的字眼,要同情和理解对方的缺点和错误,指责的话愈少愈好。对方可能被你的质问不知所措,虽然他一时占下风,但他可能怀恨在心,有意搅乱评价面谈的继续进行。

六、运用语言信号或非语言信号的技能

语言信号和非语言信号都会对评价面谈产生一定的影响。

所谓语言信号,就是说一些鼓励的话、认可的话和概括的话。如果评价者能够准确概括评价对象所说过的意思,将会起到双重效果。第一、使得评价对象感到宽慰和放心,第二、鼓励评价对象表达得更加明确,或者暗示评价对象应该将话题转换到新话题上去。如果评价者在概括评价对象所说过的意思时,他误解了评价对象的原本意思,评价对象将有机会纠正他的误解。

1.评价双方可以通过非语言信号表达或获得各种信息:

·作为评价者,他可以巧妙地运用语言信号或非语言信号不断地表达各种意思。通过善意的对视,给予对方亲切的感觉,使对方觉得自己得到了尊重。通过身体前倾,表示你十分关注对方所说的话。可是有一点必须注意,通过身体前倾表示关注时,适度即可,否则会使对方产生压力,反而形成交流的障碍。

·可以利用手势使得语言更加具体形象,使表达更加生动,引人入胜。

·评价双方可以根据表达的内容,辅以适当的姿势加强说话的力度。增加吸引力和说服力,并使说话的内容更加丰富。

·研究表明,评价者的非语言信号有助于获得评价对象的信任。当非语言信号发出以后,评价对象的表述会更加具体,语气更加温和,内容较少重复。

·作为评价者,他可以通过非语言信号窥见和判断对方的内心世界和弦外之音。如果对方感到焦虑,他会不断地摇动身体,或者有意避开评价者的眼光,或者采取双手交叉、身体前频等保护性姿势。

必须指出,评价双方不要做作地运用这些语言信号或非语言信号。自然地、不露痕迹地运用语言信号和非语言信号是成熟老练的标志之一,它们应该成为评价双方的习惯行为。

2.评价双方要避免下列几种非语言信号:

·抱胸跷脚是一种不礼貌的行为。

·不适当的手势则会得到相反的效果。有些人双手会不自觉地晃来晃去,或者不断地利用手抓模自己的头部,这都是不雅观的姿势。另外,最好避免将双手放在口袋里,容易给人一种散漫的感觉。

·一张毫无表情的脸孔就像告诉对方,你对评价面谈索然无味,或者被对方认为你傲气十足。

·如果说话时的眼光飘来飘去,会给人不庄重和散漫的感觉。眼光一直盯着天花板、桌面或自己的双脚,会给人轻忽、害怕或逃避的感觉。说话时,最好避免目光和目光的过多接触,过多的接触容易让对方觉得有压迫感而不舒服。最好将视线放在对方的鼻子和眼睛之间,让对方感觉到你对他的尊重。

·一个垂头、屈膝、弓背和驼腰的姿势,使人觉得你非常沮丧。

·如果身体不断地动来动去,双手不知道摆在哪里好,眼睛四处张望,便会被人认为他正处在紧张状态。

·如果对方说话,而听者由一个普通的姿势换成抱着胳膊。架起二郎腿或头部上扬,别人会误认为你对他的说话内容感到无聊,或者误认为他的说话内容产生了负面的刺激,使你觉得难以忍受,或误认为你要发表不同意见,大唱反调了。

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