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Excel2007 中文本/日期/时间函数应用实例研究

时间:2010-05-24 22:48来源:知行网www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者

所谓文本函数,就是可以在公式中处理文字串的函数。例如,可以改变大小写或确定文字串的长度;可以替换某些字符或者去除某些字符等。而日期和时间函数则可以在公式中分析和处理日期值和时间值。关于这两类函数的列表参看附表,这里仅对一些常用的函数做简要介绍。

一、文本函数

(一)大小写转换

LOWER--将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。

UPPER--将文本转换成大写形式。

PROPER--将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换成小写。

这三种函数的基本语法形式均为 函数名(text)。示例说明:

已有字符串为:pLease ComE Here! 可以看到由于输入的不规范,这句话大小写乱用了。

通过以上三个函数可以将文本转换显示样式,使得文本变得规范。参见图1

Lower(pLease ComE Here!)= please come here!

upper(pLease ComE Here!)= PLEASE COME HERE!

proper(pLease ComE Here!)= Please Come Here!

 
图1

(二)取出字符串中的部分字符

您可以使用Mid、Left、Right等函数从长字符串内获取一部分字符。具体语法格式为

LEFT函数:LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字符数。

MID函数:MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。

RIGHT函数:RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字符数。

比如,从字符串"This is an apple."分别取出字符"This"、"apple"、"is"的具体函数写法为。

LEFT("This is an apple",4)=This

RIGHT("This is an apple",5)=apple

MID("This is an apple",6,2)=is

 
图2

(三)去除字符串的空白

在字符串形态中,空白也是一个有效的字符,但是如果字符串中出现空白字符时,容易在判断或对比数据是发生错误,在Excel中您可以使用Trim函数清除字符串中的空白。

语法形式为:TRIM(text)其中Text为需要清除其中空格的文本。

需要注意的是,Trim函数不会清除单词之间的单个空格,如果连这部分空格都需清除的话,建议使用替换功能。比如,从字符串"My name is Mary"中清除空格的函数写法为:TRIM("My name is Mary")=My name is Mary 参见图3

 
图3

(四)字符串的比较

在数据表中经常会比对不同的字符串,此时您可以使用EXACT函数来比较两个字符串是否相同。该函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同,则返回 TRUE;否则,返回 FALSE。函数 EXACT 能区分大小写,但忽略格式上的差异。利用函数 EXACT 可以测试输入文档内的文字。语法形式为:EXACT(text1,text2)Text1为待比较的第一个字符串。Text2为待比较的第二个字符串。举例说明:参见图4

EXACT("China","china")=False

 
图4

二、日期与时间函数

在数据表的处理过程中,日期与时间的函数是相当重要的处理依据。而Excel在这方面也提供了相当丰富的函数供大家使用。

(一)取出当前系统时间/日期信息

用于取出当前系统时间/日期信息的函数主要有NOW、TODAY。

语法形式均为 函数名()。

(二)取得日期/时间的部分字段值

如果需要单独的年份、月份、日数或小时的数据时,可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函数直接从日期/时间中取出需要的数据。具体示例参看图5。

比如,需要返回2001-5-30 12:30 PM的年份、月份、日数及小时数,可以分别采用相应函数实现。

YEAR(E5)=2001

MONTH(E5)=5

DAY(E5)=30

HOUR(E5)=12

 
图5

此外还有更多有用的日期/时间函数,可以查阅附表。下面我们将以一个具体的示例来说明Excel的文本函数与日期函数的用途。

三、示例:做一个美观简洁的人事资料分析表

1、 示例说明

在如图6所示的某公司人事资料表中,除了编号、员工姓名、身份证号码以及参加工作时间为手工添入外,其余各项均为用函数计算所得。

 
图6

在此例中我们将详细说明如何通过函数求出:

(1)自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息。

(2)自动从参加工作时间中提取工龄信息。

2、身份证号码相关知识

在了解如何实现自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息之前,首先需要了解身份证号码所代表的含义。我们知道,当今的身份证号码有15/18位之分。早期签发的身份证号码是15位的,现在签发的身份证由于年份的扩展(由两位变为四位)和末尾加了效验码,就成了18位。这两种身份证号码将在相当长的一段时期内共存。两种身份证号码的含义如下:

(1)15位的身份证号码:1~6位为地区代码,7~8位为出生年份(2位),9~10位为出生月份,11~12位为出生日期,第13~15位为顺序号,并能够判断性别,奇数为男,偶数为女。

(2)18位的身份证号码:1~6位为地区代码,7~10位为出生年份(4位),11~12位为出生月份,13~14位为出生日期,第15~17位为顺序号,并能够判断性别,奇数为男,偶数为女。18位为效验位。

3、 应用函数

在此例中为了实现数据的自动提取,应用了如下几个Excel函数。

(1)IF函数:根据逻辑表达式测试的结果,返回相应的值。IF函数允许嵌套。

语法形式为:IF(logical_test, value_if_true,value_if_false)

(2)CONCATENATE:将若干个文字项合并至一个文字项中。

语法形式为:CONCATENATE(text1,text2……)

(3)MID:从文本字符串中指定的起始位置起,返回指定长度的字符。

语法形式为:MID(text,start_num,num_chars)

(4)TODAY:返回计算机系统内部的当前日期。

语法形式为:TODAY()

(5)DATEDIF:计算两个日期之间的天数、月数或年数。

语法形式为:DATEDIF(start_date,end_date,unit)

(6)VALUE:将代表数字的文字串转换成数字。

语法形式为:VALUE(text)

(7)RIGHT:根据所指定的字符数返回文本串中最后一个或多个字符。

语法形式为:RIGHT(text,num_chars)

(8)INT:返回实数舍入后的整数值。语法形式为:INT(number)

4、 公式写法及解释(以员工Andy为例说明)

说明:为避免公式中过多的嵌套,这里的身份证号码限定为15位的。如果您看懂了公式的话,可以进行简单的修改即可适用于18位的身份证号码,甚至可适用于15、18两者并存的情况。

(1)根据身份证号码求性别

=IF(VALUE(RIGHT(E4,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3))/2),"女","男")

公式解释:a. RIGHT(E4,3)用于求出身份证号码中代表性别的数字,实际求得的为代表数字的字符串

b. VALUE(RIGHT(E4,3)用于将上一步所得的代表数字的字符串转换为数字

c. VALUE(RIGHT(E4,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3))/2用于判断这个身份证号码是奇数还是偶数,当然你也可以用Mod函数来做出判断。

d. =IF(VALUE(RIGHT(E4,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3))/2),"女","男")及如果上述公式判断出这个号码是偶数时,显示"女",否则,这个号码是奇数的话,则返回"男"。



(2)根据身份证号码求出生日期

=CONCATENATE("19",MID(E4,7,2),"/",MID(E4,9,2),"/",MID(E4,11,2))

公式解释:a. MID(E4,7,2)为在身份证号码中获取表示年份的数字的字符串

b. MID(E4,9,2) 为在身份证号码中获取表示月份的数字的字符串

c. MID(E4,11,2) 为在身份证号码中获取表示日期的数字的字符串

d. CONCATENATE("19",MID(E4,7,2),"/",MID(E4,9,2),"/",MID(E4,11,2))目的就是将多个字符串合并在一起显示。

(3)根据参加工作时间求年资(即工龄)

=CONCATENATE(DATEDIF(F4,TODAY(),"y"),"年",DATEDIF(F4,TODAY(),"ym"),"个月")

公式解释:

a. TODAY()用于求出系统当前的时间

b. DATEDIF(F4,TODAY(),"y")用于计算当前系统时间与参加工作时间相差的年份

c. DATEDIF(F4,TODAY(),"ym")用于计算当前系统时间与参加工作时间相差的月份,忽略日期中的日和年。

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标签(Tag):EXCEL
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