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一步一步教你制作漂亮实用的word文档 图解全教程

时间:2012-06-11 17:38来源:知行网www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者

什么是合格的Word文档
Word文档模版的使用
页眉与页脚的应用
给文档添加目录
文档元素要修饰--水印
文档元素要修饰--SmartArt图形
保证Word文档的安全
Word文档做成什么样才算合格呢?首先,学会使用模版,Word中有预置的文档模版,选择合适的模版直接套用即简单又实用;其次,使用页眉与页脚,一份普通的文档,通过添加页眉与页脚可以更加显得整洁、专业;再次,添加文档目录,如果文档比较长,尤其是计划书,如果没有目录其后果可想而知,理论上超过五页的Word文档就应该添加目录;最后,文档元素修饰,在Word中加入“水印”,使用“SmarArt图形”等元素,可以让文档显得更加专业和美观,适当的使用可以为枯燥的文档增色不少。当然,如果不希望其它人查看我们的劳动成果,还可以对文档设置访问限制。

 

Word文档模版的使用

 

一、模版的使用

在Word 2010中,当我们新建一份文档时,就会出现选择模版的对话框,在这里我们可以选择基本模版和在线模版,这里我们主要讲述在线版,也就是“Office.com模版”。

首先,通过“文件”--“新建”,拖动旁边滚动条就可以看到许多模版选择,需要说明的是这些模版并不会随Office 安装在本地,需要我们在第一次使用时下载,这样有效节约了微软Office 2010安装所占用的空间。


Office
新建文档

Office
Office.com模版列表

如果在这些模版中没能找到适合自己的模版,也不用担心,我们可以选择“更多”来查看更详细的模版列表

Office
更多版本分类

然后,当我们找到了合适的模版,选中之后,右边就会出现该模版的预览图象以及下载按钮,点击“下载”,使用模版的Word文档便新建成功了。

Office
下载模版

Office
应用模版的文档

最后,我们可以通过Word 2010中的打印选项卡,看到整篇文档的预览效果, 简化了以前版本中“打印预览”的选项设置。

Office
文档预览

 

页眉与页脚的应用

 

二、页眉与页脚的应用

页眉与页脚的使用可以让文档显得美观和专业,但也要充分考虑到是否符合公司风格,一般只是加上公司Logo与项目名称,不建议追求极度个性的页眉与页脚,当然也要视情况而定。

以下面这份文档为例,来介绍Word 2010中“页眉与页脚”的插入与编辑


Office
带有页眉与页脚的文档

页眉与页脚的类型很多,正规文件建议选择简洁的类型,我们只需要点击“插入”--“页眉”,即可选择合适的页眉。操作非常简单,页脚及页码的插入与之类似,不再单独介绍。

Office
页眉的插入

在插入页眉与页脚之后,还需要进行编辑,添加我们需要的元素与文字,“页眉与页脚”的编辑与文档正文的编辑类似,可以执行“图片编辑”、“文字编辑”等功能,有兴趣的朋友可以多做尝试,制作出更精美的页眉与页脚。

Office
页眉编辑

Office
页脚编辑

关于“页码”的插入比较简单,一般情况下只需要选择插入位置即可,不再详述。

 

给文档添加目录

 

三、给文档添加目录

目录是一篇文档的重要组成部分,也是一篇文档的大纲,阅读者可以通过点击目录的某一章节,自动跳转到该页面,极大方便了阅读,也为读者寻找重点节约了时间,所以对于长篇文档来说添加目录是非常必要的。

首先,告诉大家在Word中添加目录,并不是一件很麻烦的事情,主要分为两种方法,其一是手动添加,其二是自动生成。通常情况下我们使用“自动生成”的方式添加目录,这种方式的好处是,文档被修改后,目录也会自动更新,避免了目录与正文不协调的错误出现。


Office
插入目录

通过“索引”--“目录”来进行目录的插入,从上图中很容易选择“手动目录”与“自动目录”。需要特别说明的是,如果你需要使用“自动目录“的话,在文档中的标题,必须为Word 2010“标题”格式的文档,才可以自动生成。

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目录插入对话框

如果需要对“自动目录”进行简单的样式修改的话,点“目录插入”,打开“对话框”来自定义目录样式。我们以第一小节中介绍的模版文档为例,自动生成目录,如下图所示:

Office

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