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如何统一Word论文格式

时间:2011-11-09 20:58来源:知行网www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者

每学期末,学校都会向各科教师收集论文归档,尽管事先布置了论文的排版格式,但交上来的很多论文依然格式不统一,归纳起来主要存在以下几个方面的问题:

   1. 纸张大小和页边距不统一。

   2. 首行缩进不规范,缩进距离有大有小,有很大一部分论文用一两个空格来缩进。

   3. 行间距设置不统一。

   4. 标题及正文的字体、字号设置不统一。

   要统一这些文档格式,如果用逐篇、逐项重新设置的方法来处理的话,上百篇论文真不知要进行多少烦琐重复的劳动。想用轻松便捷的方法吗?那就跟我一起用自定义宏按钮的方法来解决吧。

   定制统一格式按钮

   1. 在Word XP中依次单击“工具/宏(M)/录制新宏…”,在“录制宏”对话框中,给将要录制的宏取一个名字,如“Macro1”(如图1)。

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   2. 单击[工具(T)]按钮,在弹出的对话框中选择“命令”选项卡。

   3. 在“命令”选项卡中,“类别”栏选择“宏”,“命令”栏选择要录制的宏命令“Normal.NewMacros. Macro1”,并将它拖动到工具栏的合适位置。

   4. 右击工具栏上的“Normal.NewMacros. Macro1”,在弹出的快捷菜单中选择“命名(N)”,并将“命名”后面框中的“Normal.NewMacros. Macro1”改名为“统一格式”作为工具按钮的名称(如图2)。
 

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   5. 单击[关闭]按钮,完成宏按钮的建立。

  录制宏

   建好按钮后,Word会自动弹出录制宏工具图标,进入录制宏状态。接着可做以下几步操作:

   1. 删除段首空格

   (1)按“Ctrl+Home”键,将光标移到段首,按回车键在段首插入一个段落标记。

   (2)单击“编辑/替换”,打开“替换”对话框,设定“查找内容”为“^p ”(“^p”为段落标记,后面跟一个中文空格),“替换为”设为“^p”,“搜索范围”为“全部”,然后单击[全部替换]按钮。替换结束后,再次单击此按钮,这样可删除段首的连续两个中文空格。

   (3)将“查找内容”改为“^p ”(“^p”后跟一个英文空格),“替换为”和“搜索范围”不变,然后单击四次[全部替换]按钮,这样可删除段首的连续四个英文空格。替换结束后单击[关闭]按钮退出对话框。

   2. 设置首行缩进两字符,行距调整为单倍行距

   (1)按“Ctrl+A”选定全文。

   (2)单击“格式/段落”,在弹出的对话框中设定“首行缩进”两字符,行距为“单倍行距”,然后单击[确定]退出对话框。

   3. 设置字体

   (1)单击“格式/字体”,在弹出的字体对话框中设置宋体、小四号,再单击[确定]退出对话框。

   (2)按“Ctrl+Home”键将光标移到段首,再按“Delete”键删除段首的一个空行。

   (3)单击“格式/段落”,在弹出的对话框中设定“首行缩进”为“无”,“对齐方式”为“居中”,然后单击[确定]退出对话框。

   (4)按“Shift+End”键选中第一行,然后单击“格式/字体”,在弹出的字体对话框中设置黑体、三号,再单击[确定]退出对话框。

   (5)按“Home”键取消选定。

   4. 设置页面

   单击“文件/页面设置”,在“页面设置”对话框中设定纸张大小为“19.5×27厘米”(即16开纸),上下左右边界分别设为“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米,然后单击[确定]关闭对话框。

   在完成以上操作后,单击[停止录制宏]按钮结束宏的录制,这样全部工作就完成了。

   现在,你随便打开一个文档,然后单击[统一格式]按钮,格式不一的文档会自动转为你预设的格式(如段首还有空格,可再次单击[统一格式]按钮去除)。用这种方法,我们还可轻松处理从网页上复制到的文档呢,是不是很方便?

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