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如何有效地进行资料整理?

时间:2017-01-12 23:02来源:知行网www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者

不是所有人都明白有效的信息搜集及整理有多么重要,也并不是所有人,都掌握了行之有效的方法和技巧。  

几个月前,团队邀我做次内部的分享,主题是如何有效搜索信息。这是因为平时工作中,我经常会分享一些专业学习文档,而这些文档的出现往往很及时,回应一些我们自己项目的困惑,所以大家会好奇我如何及时找得到那么专业且对口的参考资料。

这些资料有些来自网络搜索,有些却是来自我的“个人资料库”,它分门别类,容易检索,所以很轻易就能够翻出来示人。所以后来,这次分享便从“搜索术”,扩大为如何获取、整理各种信息的技能。

这原来我认为是常识的东西,却在简单分享后得到好评。受到鼓励之余,我也明白了并不是所有人都明白有效的信息搜集及整理有多么重要,也并不是所有人,都掌握了行之有效的方法和技巧。故整理成文,做抛砖引玉之用。

一.信息搜集及整理循环图


图1:信息搜集及整理术循环图


如上图1所示,我认为“信息搜集及整理术”会包含三个关键阶段:

  • 搜索:“找信息”——用各种搜索渠道快速找到所需的精准信息。
  • 集成:“存信息”——简单来说,就是把你找到的信息,定制成为个人资料库,按照自定义的主题,分类存储在自己很方便访问的地方。
  • 整理:“理信息”——信息单纯集成而不加整理,时间长了就会杂乱不堪,所以才会出现很多人自己的硬盘资料库已经塞满了,每当需要什么资料的时候,还是需要去搜索。定期对所集成的信息进行整理(归类,去重,留精,加可供搜索的标签等等),能够显著提升信息搜索效率。
最初你需要一定的动力去尝试开始做这件事情,而一旦兴趣产生,再加以坚持, 这就已经成为习惯,和你密不可分了。

二.高效搜索术


2.1 建立你的主题关键词

建立自己关注的核心关键词是重要的一步。

如今我们遇到的信息量已经高速爆发,信息的种类和来源多种多样,信息的更新速度日渐加快。喜欢刷微博的同学都清楚,一旦进了微博,你就进入了无数信息和主题词的世界,通过一个消息到另一个消息,看来看去时间就消耗进去了。

如果我们不设立一些主题,很容易陷入信息的汪洋中,而另一个极端则是两耳不闻窗外事,担心信息负载太大而刻意回避信息,导致自己和时代脱节。如果作为一个交互设计师,能够不关注最新的交互界的最新态势吗?

主题关键词有几个好处:
  1. 建立方向提醒:时刻明白对自己真正有价值的是什么,主动保持该类信息的更新;而那些无关紧要的,则可以少看或者不看。
  2. 主动获取信息:使用各种订阅、集成工具更有目标,用这些词订阅,让信息主动找你。
  3. 减少无聊时间:无所事事比忙碌更让人疲惫,若找不到想干的事,最起码可以搜索下你的主题词,找点好玩的文章或动态。

虽然靠大脑就可以形成自己的关键词,但工具可以帮助你加深记忆,比如用mindmanager等脑图工具做图,贴于自己的书桌或办公桌前:


图2:Heidi的主题关键词


主题词建好之后,并不是一成不变,需要定期结合自己的工作评估及更新。比如我近一年对商务智能(Business intelligence)很感兴趣,也会定期查阅相关的资讯,但是去年此刻,我对此几乎不了解。

2.2 用好你的搜索引擎!


主题关键词让我们知道自己时刻应该关注什么,而接下来我们就要更高效去找这些信息!
搜索引擎是非常重要的信息获取入口,至于我用的技巧真算不上高级,欢迎搜索达人们和我交流下省力更有效的搜索手段。

2.2.1 找准关键词,事半功倍!
很早之前,我偶然看到两张图片。我很喜欢这两个图片,所以我希望看到更多类似的图片。


图3:用何种关键图去检索这两类图片呢?

可是,首先这种图叫什么图呢?

先在脑子里头脑风暴下应该用的关键词,叫什么呢?插图?图表?手绘图?插画?这些关键词搜索出来的结果真让人沮丧。但是,根据搜索结果的提示,一步步更换关键词直至找到靠谱的结果。而最终,当我找到这个词后,就找到宝藏了——

要找图3中左侧类型的图,请尝试用“可视化思考”,或用google搜索“visual thinking”,要找更多图3中右侧类型的图,请尝试用“信息图”,或“infographic”。


图4:可视化思考的检索结果



图5:信息图的检索结果

所以,在搜索中,要不断地更换更贴切的关键词,而不是一直打擦边球。如何找到贴切的关键词呢?从你觉得可行的第一个关键词开始,不要轻言放弃,根据每次搜索结果出来的线索跟踪,不断更换关键词,直至拿到结果。

2.2.2 更换语言,别有洞天


有时更换为英语能够让你获取更精准的结果。所以这也是为什么,我的主题词要中英双语版。既然很多中文的结果是从英文翻译过来的,直接查看源文章显而易见信息遗漏较少。


图6:用英文搜索“可视化思考”得到的结果

以此类推,每多一种语言就打开一扇新的了解世界的窗口。就拿家庭收纳来讲,用中文“收纳”去搜索文章,几乎只是一些零碎的图片和社区网站为了招徕用户拼凑而成的收纳技巧。而用日语“収納”去搜索,看日本的某些网站,我们能够看到很多关于收纳术的经验、文档和教程。有些教程的丰富性不亚于出版的书籍,更好过于我们国内那些拼凑出来的家居整理学了。如本多先生の毎日の収納网站提供的本多先生每日收纳教程:


图7:用日语収納检索到的专业网站

关于收纳学的网站,大家有兴趣可以用日语“収納”搜搜试试,不可以找我要。

2.2.3.更换搜索方式,殊途同归


若网页搜索不能获得所要结果,可以变换搜索类型,比如搜索图片,再通过图片链接到有价值的网站。
我常用的则是文件搜索,与普通网页相比,这些文档通常意味着更好的更系统化的组织,从而让你的信息获取更加有效。

如何用搜索引擎搜索文档呢?
  • 如果你使用google,在检索词前加入inurl:pdf。
  • 如果你使用百度,在检索词前加上filetype:all,如要特定PDF格式则输入:filetype:PDF
如用百度搜商务智能的相关文档:

图8:用百度搜索文档


2.2.4.别忘记了专业网站
专业网站让你免除在大量的垃圾信息里找所需资料的苦恼,他们的信息往往更加聚焦。我经常用到的专业性搜索网站有:
  • slideshare.net——PPT分享网站,很多国外制作优良,内容丰富专业的PPT。我经常在这里搜索关于可视化思考的文档资料。但是很遗憾的是,目前你就需要翻墙才能够看到这个网站了。
  • MBA智库——专注于经管领域的资料库。你可以在这里搜到很多经管领域的各种术语解释,文档等。
  • 维基百科——如果在墙外或者会翻墙的话。很多被国内是敏感词的,在这里能够看到非常翔实的前因后果各种脉络。当然,若非敏感词的话,百度百科也是不错的资源。

2.2.5.向书籍里找搜索提示!

一个小提示,没有关键词灵感的时候,还可以从书的目录去获取关键词提示。 除了目录,专业书籍里面隐含很宝贵的可供挖掘的信息。

下面就是一个利用书籍提供的信息不断发掘,进而找到真正所需的信息的案例:

最近我读《Excel图表之道》这本书,在P152页提到的图表类型选择指南的原作者是Andrew Abela。这个人名就是一个很宝贵的关键词!这个关键词可能代表着:数据,数据分析,商务智能,沟通演示等等主题。

所以搜索此人,看到此人的博客是:The Extreme Presentation(tm) Method。这个博客是专业博客,主题是复杂信息的沟通及演示。

而这个博客为一本书做广告,这本书正是出于Andrew Abela, 《Advanced Presentations by Design: Creating Communications that Dirves Action》,此书的中文版在大陆有售,中文翻译为《说服力演说是怎样炼成的—如何设计当场成交的PPT》。

进而又通过博客这本书的网站:Extreme Presentation Method。这个网站有一些相当不错的信息,推荐对于演示有兴趣的同学们看看。比如以下两个图表也来自该网站:


图9:extremepresentation.com的配图
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