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Excel2003办公软件的处理技巧

时间:2010-07-08 15:35来源:知行网www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者

1、清除Excel数据时“跳过”隐藏单元格

在清除Excel单元格数据时,我们常常会发现选区中包含了隐藏的行或列,如果我们清除了选择区域的数据,则选择区域中被隐藏的行与列中的数据也会同时被清除。如果不想清除被隐藏区域中的数据该如何操作呢?我们可以选中要清除的数据区域,然后按“F5”键,再在“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,接着再在对话框中点选“可见单元格”,单击“确定”然后按“Delete”键清除数据,最后显示被隐藏的Excel行或列。隐藏数据一个都不少,都被“跳过”去了。

2、Excel中快速录入26个英文字母

在Excel中可以利用填充柄快速向表格中输入序列,如果我们想输入英文字母序列,该怎么办?其实我们可以利用函数来实现26个字母的自动填充,在A1单元格中输入公式“=CHAB(65+ROW()-1)”(A对应的ASCII码为65),然后向下拖动填充柄即可。如果需要输入小写字母序列,只需将公式中的65换成97即可。

3、在Excel中快速选定行和列的数据

在Excel中如果想选中一行(或一列)数据,而且这一行(或一列)的数据又较多,我们一般是先选中第一数据然后向下或向右拖动滚动条,再按住Shift键点击最后一个数据。当然也可以直接点击列标(或行标)选定,不过这样就会包含下面(或右侧)多余的空格。这里有一个简单快速的方法:选中行(或列)第一个数据,然后左手两指同时按下Ctrl 和Shift键,再用右手按向下(或向左)的箭头键,则可以选中这一列(行)所有的数据,并且不包含多余的空格。

4、让Excel2003单元格中输入的字符自动换行

使用Excel在一个单元格中输入的较长的文字段而超出单元格的宽度时,文字不会自动换行,很难处理,其实Excel提供了自动换行的功能,启用这个功能的方法有:(1)、选定要自动换行的单元格,选择菜单中的“格式”→“单元格”。(2)、在“单元格格式”窗口中,切换到“对齐”选项卡,选定其中的“自动换行”,单击“确定”按钮退出,现在输入的数据就可以自动换行了。

5、让Excel2003自动选择输入法

在Excel中输入大量中英文混杂的数据时,切换输入法会大大影响速度,怎么让Excel自动选择输入法呢?其实Excel可以根据要输入的内容自动切换输入法,设置方法如下:

(1)、选中使用某种输入法的一个或多个单元格,然后启动需要的输入法。(2)、单击菜单上的“数据”→“有效性”,打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。(3)、在“输入法模式”选项卡的“模式”下拉列表中选择“打开”,最后单击“确定”按钮保存设置。此后,只要选中已设置输入法的单元格,无论当前使用的是哪种输入法,你需要的输入法都会自动选择,用起来非常方便。

6、活用Excel条件格式

对于不同的数据,可以按照不同的条件和要求设置其显示的格式,以便把不同的数据更加醒目的表示出来,这就是Excel中的单元格的条件格式的应用。也就是说,我们可以根据单元格中数据所满足的不同条件为单元格设置不同的格式。那么,如果我们希望某单元格的格式根据其他单元格数据所满足的条件来进行相应设置,这种希望能不能实现呢?当然能,在Excel2007中,用条件格式同样也可以让这种希望变成现实。

在某一工作表中,考试号在A列,总分成绩在G列,毕业学校则在H列,各科成绩分布在C列到F列,现在我们根据指定的条件为相应单元格设置格式。(1)、根据单条件设置:现在我们希望把毕业学校为“重点高中”的所有学生的考试号填充颜色,并设置字体加粗。当然,不能进行排序等工作。先选定A2单元格,点击功能区“开始”选项卡“样式”功能组中“条件格式”按钮下的小三角形,在弹出的菜单中点击“新建规则”命令,打开“新建格式规则”对话框。在打开的对话框中,选中“选择规则类型”列表中“使用公式确定要设置格式的单元格”项目,在“为符合此公式的值设置格式”下方的输入框中输入公式“=SH2=“重点高中””。然后再点击对话框右下角的“格式”按钮,打开“设置单元格格式”对话框。

在新打开的对话框中点击“字体“选项卡,设置”字体“为”加粗“。再点击“填充”选项卡,在颜色列表中点击需要的颜色,一路确定下来,关闭所有对话框。最后,选中A2单元格,点击功能区“开始”选项卡“剪贴板”功能组中的“格式刷”命令按钮,然后刷选A3以下至最后一行的全部深远格,现在,你就可以看到所有“毕业学校”为“重点高中”的A列单元格均实现了指定的格式。(2)、根据多条件设置:有时候用来设置格式的条件可能比较复杂,可能要根据多个条件来设置。比如设置“毕业学校”为“重点高中”、G列“总分”大于等于580分的考试号所在单元格填充颜色并设置字体加粗。那么该如何设置呢?其实,我们还是使用前面的方法,在“新建格式规则”对话框的公式输入框中输入公式“=AND(﹩H2=“重点高中”,﹩G2﹥580)”。然后设置相应的格式。别忘了完成后要用格式刷刷选A列其它的单元格区域,那就一切OK了。

 

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标签(Tag):EXCEL Excel2007 Excel技巧 Excel教程 Excel2010 excel实例
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